Manajement Layanan Sistem Informasi

·         SECTION I

§  PENGANTAR

-                Bagaimana memahami manajemen sistem informasi?

pertama saya jabarkan terlebih dahulu apa itu manajemen? Manajemen dalam Bahasa Inggrisnya adalah management yang berasal dari kata “to manage” yang mempunyai arti mengendalikan atau mengurus. Jadi Manajemen secara umum adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”

Lalu apa itu sistem?

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak,

Dalam pengertian yang paling umum ”sistem”adalah sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Dan apa itu informasi?

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks.

Nah jadi menurut saya, kita dapat memahami bahwa manajemen sistem informasi itu bisa dikatakan dengan

” Kerja sama antar komponen-komponen dalam mendapatkan atau memproses atau juga mengelola suatu pesan (data), dokumen sehingga menjadi sesuatu yang berguna “

-          Kenapa sangat penting untuk perusahaan?

Menurut saya karena persaingan antar perusahaan itu sangat ketat dan juga merupakan kunci kebehasilan perusahaan itu sendiri, maka strategi harus diterapkan agar memberikan keunggulan dengan memperhatikan faktor biaya, mutunya dan kecepatan prosesnya, menurut saya itu sangat penting karna hubungan antara strategi perusahaan, proses memanajemennya dan manfaat pengunaan sistem informasi melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Karna teknologi semakin luas dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki strategi tersebut yang dibangun dengan sistem informasi dan manajemen tersebut.

-          Bagaimana manajemen layanan dapat membantu penyedia layanan untuk memberikan dan mengelola layanan ini?

Layanan adalah cara memberikan manfaat kepada pelanggan dengan memfasilitasi hasil‐hasil yang ingin dicapai pelanggan tanpa kepemilikan biaya spesifik dan risiko‐risiko. Sebuah contoh sederhana dari hasil pelanggan yang dapat difasilitasi oleh layanan TI mungkin: "Orang penjualan menghabiskan lebih banyak waktu berinteraksi dengan pelanggan "difasilitasi oleh" layanan remote akses yang memungkinkan akses yang dapat diandalkan untuk sistem penjualan perusahaan dari laptop‐laptop orang penjualan". Hasil yang ingin dicapai pelanggan adalah alasan mengapa mereka membeli atau menggunakan layanan ini. Nilai pelayanan kepada pelanggan secara langsung tergantung pada seberapa baik layanan memfasilitasi hasil ini. Manajemen layanan adalah apa yang memungkinkan penyedia layanan untuk memahami layanan yang mereka sediakan, untuk memastikan bahwa layanan benar‐benar memfasilitasi hasil yang pelanggan inginkan untuk dicapai, untuk memahami nilai dari layanan kepada pelanggan mereka, dan untuk memahami dan mengelola semua biaya dan risiko yang terkait dengan layanan tersebut.

Manajemen Layanan adalah seperangkat kemampuan tertentu organisasi untuk memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan. "Kemampuan khusus organisasi " ini dijelaskan dalam panduan saku ini. Mereka mencakup semua proses, metode, fungsi, peran dan kegiatan bahwa penyedia layanan menggunakannya untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan mereka.

Manajemen layanan berkaitan dengan lebih dari sekedar memberikan layanan. Setiap layanan, proses atau komponen infrastruktur memiliki siklus hidup, dan manajemen layanan mempertimbangkan seluruh siklus hidup dari strategi melalui desain dan transisi untuk operasi dan perbaikan berkelanjutan.

Input ke manajemen layanan adalah sumber daya dan kemampuan yang mewakili aset dari penyedia layanan. Output adalah layanan yang memberikan nilai kepada pelanggan.

Manajemen layanan yang efektif itu sendiri merupakan aset strategis dari penyedia layanan, menyediakan mereka dengan kemampuan untuk melaksanakan bisnis inti mereka untuk menyediakan layanan yang memberikan nilai kepada pelanggan dengan memfasilitasi pelanggan hasil yang ingin dicapai. Mengadopsi good practice dapat membantu penyedia layanan untukmenciptakan sistem manajemen layanan yang efektif.

§  ITIL

-                Kerangka ITIL

·         Standar untuk manajemen TI ? Manajemen layanan teknologi informasi (Information Technology Servide Management (ITSM)), yaitu metode pengelolaan sistem teknologi informasi yang terpusat pada perspektif konsumen layanan teknologi informasi terhadap bisnis perusahaan. Pada saat sekarang ini, banyak perusahaan yang menggunakan ITSM itu untuk menunjang usaha mereka agar lebih baik lagi. Untuk itu dibutuhkan pengetahuan yang baik tentang memanajemen layanan teknologi informasi itu sendiri.

Beberapa proses dari ITSM itu yaitu:

 bagaimana menjaga keseimbangan antara bisnis layanan teknologi informasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan customer

Melayani dengan TI yang berkualitas dan dengan harga yang sesuai dengan keefektifan TI yang diberikan

Membina kerjasama yang baik antara pihak suplier dan customer dengan tidak saling mengecewakan dan dapat memberikan layanan yang terbaik

Membina dan melayani dengan tingkat kemampuan melayani sebaik- baiknya customer yang nantinya akan mempengaruhi terhadap kepuasan yang akan didapatkan customer tersebut. Manajemen layanan teknologi informasi ini dibutuhkan hampir disemua pihak baik itu user individual, user manajemen, unit non TI ataupun manajemen paling atas. Dalam hal ini, user individual adalah pegawai yang harus dilayani oleh unit TI. Oleh karena itu perusahaan harus bisa menentukan siapa saja yang berhak mendapatkan pelayanan dari unit TI tersebut. Misalnya saja unit penjualan mendapatkan layanan payroll. Namun ia hanya terbatas untuk mengetahui besar payroll yang dibayarkan kepada dia saja, tanpa dia bisa mengetahui gaji ataupun fitur lain dari pegawai lain karena untuk yang itu hanya dikuasai oleh HRD. Untuk itu, keperluan TI dipilih-pilih sesua kebutuhannya saja. Beberapa layanan TI yang digunakan seperti penggunaan komputer,print-sharing,internet maupun software bisnis tertentu.

·         Komponen-komponen ITIL?  Service Support (yaitu aktifitas yang dilaksanakan minimal setiap hari), Service Delivery (yaitu aktivitas yang dilaksanakan minimal setahun/kuartal/bulanan)

·         Tujuan? Dengan menyediakan pendekatan sistematis untuk manajemen layanan TI, ITIL dapat membantu sebuah perusahaan dalam cara berikut:

Mengurangi biaya

Peningkatan layanan TI melalui penggunaan proses-proses praktek terbaik yang telah terbukti meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pendekatan yang lebih profesional untuk pelayanan standar dan pedoman

Meningkatkan produktivitas

Meningkatkan penggunaan keterampilan dan pengalaman

Meningkatkan penyampaian layanan pihak ketiga melalui spesifikasi ITIL atau ISO 20000 sebagai standar untuk pengiriman layanan pengadaan jasa.

-          Model pelayanan ITIL

·         Gambar kegiatan utama dan tahap siklus layanan?

·         SECTION II

§  Strategi layanan

·         Pengantar

Strategi layanan tidak dapat diciptakan atau ada dalam isolasi strategi menyeluruh dan budaya organisasi yang dimiliki oleh penyedia layanan. Penyedia layanan mungkin ada dalam suatu organisasi semata‐mata untuk memberikan layanan pada satu unit bisnis yang spesifik, untuk layanan unit bisnis, atau mungkin beroperasi sebagai penyedia layanan eksternal yang melayani beberapa bisnis eksternal. Strategi yang diadopsi harus memberikan nilai yang cukup kepada pelanggan dan semua stakeholder penyedia layanan  ‐ harus memenuhi tujuan strategis penyedia layanan.

·         Resiko

Resikonya adalah ketika ada permintaan dan kurang baik dikelola maka itu akan menjadi sumber resiko bagi penyedia layanannya, karena ketidakpastian dalam permintaan.
nah untuk meminimalisir resiko seperti ini menurut saya kita harus melakukan semua dengan terbaik yaitu dengan mengecek produk, memberikan pengetahuan tentang produk yang tersedia dan habis, dll. Itu salah satu dari sekian banyak untuk meminimalisir dari resiko tersebut.

§  Jenis penyedia layanan IT

Contoh dari jenis penyedia layanan IT itu seperti cloud Computing adalah sebuah mekanisme yang memungkinkan kita “menyewa” sumber daya teknologi informasi (software, processing power, storage, dan lainnya) melalui internet dan memanfaatkan sesuai kebutuhan kita dan membayar secukupnya pula.

Dengan konsep ini, maka semakin banyak orang yang bisa memiliki akses dan memanfaatkan sumber daya tersebut, karena tidak harus melakukan investasi besar-besaran.

Jadi seperti cloud computing ini sangat berguna untuk perusahaan bahkan pribadi agar kita dapat menyimpan dan mengakses data kapanpun kita mau agar tetap aman, lebih efisien dan efektif.

§  4 Strategi perspective, position, plan dan pattern?

·         Perspective disini saya artikan sebagai menentukan dan menunjukan atau melihat dunia atau cara pandang organisasi dalam percaturan pasar dunia.

·         Position itu  organisasi yang dikomparasi langsung dengan kompetitor.

·         Plan itu saya artikan sebagai perencanaan atau yang dikembangkan dengan sadar dan tujuan tertentu.

·         Pattern itu pola yaitu tindakan dengan sengaja atau tidak tindakan yang bersifat dengan sengaja bisa didefinisikan pula sebagai strategi baik dalam kelompok kecil dan individu.

-          Manajemen pelayanan sebagai aset strategis?

adalah awal dari sebuah proses peningkatan manajemen aset yang berkelanjutan untuk memastikan manajemen yang mampu memberikan layanan yang berkualitas. Hal ini dapat dibangun secara efektif dengan manajemen aset yang mengkombinasikan manajemen, keuangan, ekonomi, teknik dan praktek lainnya untuk aset tersebut.

§  Otomatisasi proses manajemen layanan?

yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi. Dan juga otomatisasi dengan proses dan manajemen akan membuat semuanya lebih tercontrol dan lebih baik untuk kedepanya.

·         SECTION III

§  Design layanan

·         Mengapa design layanan? Karena semua berhubungan satu sama lain yaitu kegiatanya perencanaan, pengorganisasian, infrastruktur komunikasi dan komponen material layanan dan pelanggan

·         5 Aspek utama dari design layanan?

 Service Strategy Inti dari ITIL Service Lifecycle adalah Service Strategy. Service Strategy memberikan panduan kepada pengimplementasi ITSM pada bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan TI), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan.

Service Design Agar layanan TI dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis, layanan-layanan TI tersebut harus terlebih dahulu di desain dengan acuan tujuan bisnis dari pelanggan.

Service Transition Service Transition menyediakan panduan kepada organisasi TI untuk dapat mengembangkan serta kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI baik yang baru maupun layanan TI yang diubah spesifikasinya ke dalam lingkungan operasional.

Service Operation Service Operation merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI.

Continual Service Improvement Continual Service Improvement (CSI) memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya

·         Tujuan design layanan? Tujuan dari desain layanan adalah untuk merancang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau peserta , sehingga layanan ini , kompetitif dan relevan kepada pelanggan user-friendly. Tulang punggung dari proses ini adalah untuk memahami perilaku pelanggan , kebutuhan dan motivasi .

·         Paket design layanan? 

Service Catalog Management

Service Level Management

Supplier Management

Capacity Management

Availability Management

IT Service Continuity Management

Information Security Management